Conseils aux superviseurs lors de l’intégration d’un employé

Dans un contexte où tous doivent faire plus avec moins, l’intégration n’est malheureusement pas la priorité numéro un des gestionnaires.

En conséquence, les recrues sont pressées d’être productives rapidement tout en étant souvent abandonnées à leur sort. Ainsi, 89 % des nouveaux employés affirment ne pas avoir toutes les connaissances requises pour faire leur travail selon Aberdeen Group.

Vous avez sûrement déjà entendu cette expression : « On joint une organisation, mais on quitte son patron. » Il est donc primordial pour l’employé de se faire une opinion favorable de son nouveau patron le plus rapidement possible. De la même façon, le gestionnaire doit aussi se faire une idée sur la capacité du nouveau venu à intégrer l’équipe et à fournir le rendement attendu.

Voici quelques exemples de questions d’introduction qu’un gestionnaire pourrait poser à une recrue afin d’apprendre à la mobiliser davantage :

  • Qu’est-ce qui t’a attiré ici au début ?
  • Que penses-tu faire mieux que la moyenne ?
  • Avec quel genre de personnes préfères-tu collaborer ?
  • Qu’est-ce qui te rend fier de ta journée ?
  • Comment aimerais-tu être reconnu pour un travail exceptionnel ?
  • Quel mode de communication privilégies-tu ?

L’arrivée d’un nouveau joueur présente aussi une opportunité pour évaluer le positionnement de l’entreprise sur le marché des chercheurs d’emplois. Pourquoi ne pas en profiter pour s’informer sur les autres employeurs que la personne avait considérés et pour quelles raisons ainsi que sur ce qu’elle avait entendu au sujet de vos emplois ?

Sur le terrain, on observe que ce ne sont pas tous les gestionnaires qui sont adéquatement outillés pour transmettre efficacement toute l’information nécessaire aux recrues d’où l’importance d’avoir un outil de référence pour s’assurer que rien n’est oublié et que tout est transmis d’une manière constante.

Voici donc quelques exemples d’activités d’intégration qui pourraient être confiées directement au gestionnaire :

  • Présenter la vision, la mission, les objectifs, les priorités, les résultats, l’impact de l’entreprise sur la communauté ainsi que les opportunités de croissance pour l’organisation et comment y contribuer.
  • Expliquer le processus et les critères d’évaluation, la période de probation, les augmentations ou bonus, les possibilités de promotions ou de transferts…
  • Inviter l’employé à faire son auto-évaluation projetée dans 1 an et proposer à un employé de livrer un témoignage sur sa 1re année.
  • Remettre un guide pratique des 20 bonnes choses à savoir et un certificat d’attestation d’intégration.

De la même manière qu’un client juge de la qualité d’un service à la lumière des interactions qu’il a avec l’ensemble des employés d’une entreprise, un nouvel employé validera le choix de son employeur basé sur ses relations avec tous ses collègues et plus particulièrement son patron.

Est-ce que tout le monde est « motivable »?

Voici une question qui m’a été posée récemment suite à une conférence sur l’engagement auprès de gestionnaires participant au programme de l’Institut en leadership: « Certains employés ne semblent pas mobilisables. Est-ce possible? Est-ce forcément ma responsabilité? »

S’il est vrai que la motivation la plus forte est intrinsèque, c’est au gestionnaire de provoquer l’étincelle. On ne peut pas forcer un cheval à boire, mais c’est possible de lui donner soif en lui faisant voir la rivière.

Même si certains employés semblent désintéressés, nul n’est insensible à la possibilité de perdre ou de gagner quelque chose pouvant affecter ses besoins. Plus il s’agit d’un besoin de base, plus grande sera la motivation. Ainsi, ce n’est pas tout le monde qui réagit positivement à la possibilité de relever des défis, mais personne ne reste indifférent face à la possibilité de perdre son emploi.

Donc, la meilleure façon de mobiliser quelqu’un est de lui faire voir les conséquences que peut entraîner son manque d’engagement.

La première étape consiste à avoir une discussion informelle avec la personne lors de laquelle vous lui partagez votre perception. Par exemple: « Pascale, quand je te regarde, je n’ai pas l’impression que tu es motivée. Est-ce que je me trompe? » Puis, vous offrez votre support: « Est-ce que je peux faire quelque chose? »

Vous notez ensuite la date et le sujet de votre intervention informelle dans le dossier de l’employé.

Après 2 ou 3 occasions, vous pouvez convoquer la personne dans un bureau fermé. Lors de cette rencontre, vous rappelez à l’employé les dates et le sujet de vos interventions informelles puis vous lui demandez ce qu’il va faire pour changer la situation et comment vous allez pouvoir évaluer l’amélioration. Vous réitérez votre support puis convenez d’une date de suivi. Vous documentez cet entretien dans le dossier de l’employé.

À la date de suivi convenu, vous rencontrez de nouveau l’employé pour constater l’évolution. Si la motivation n’est toujours pas au rendez-vous, la personne doit comprendre qu’il y aura des conséquences qui pourraient aller de mesures disciplinaires jusqu’à un congédiement si rien ne change.

Plutôt que d’espérer que la situation se corrige d’elle-même, je vous encourage à intervenir rapidement. Cela va envoyer un message clair à tous: les employés engagés seront reconnaissants de vous voir agir et les autres seront fixés sur vos attentes. Comme le disait l’humoriste et journaliste Richard J. Needham : « Le temps règle tous les problèmes, mais il en ajoute aussi quelques-uns durant le processus. » Observez, mais agissez.

Ma première fois

Imaginez que vous avez 20 ans. Vous êtes fraîchement diplômé d’une université où l’on vous a confirmé ce que vos parents disent de vous depuis que vous êtes tout-petit: tu es le meilleur!

Plusieurs entreprises déroulent le tapis rouge pour vous embaucher. Vous acceptez donc un poste à la hauteur de votre talent: planificateur de production pour le plus gros imprimeur commercial au Québec.

À l’entrevue, j’étais super excité. À la première journée, j’étais terrifié. Après la tournée des bureaux, le directeur des ressources humaines me fait visiter l’usine: 6 presses rotatives grosses comme un gymnase d’école, un entrepôt de papier gros comme un Costco, 500 employés… c’est BIG!

Le directeur me rappelle que nous sommes dans les ligues majeures: l’usine fonctionne 24 heures par jour, 365 jours par année et ça coûte 1000 $ de l’heure lorsqu’une presse est arrêtée. Mon travail: s’assurer qu’elles ne s’arrêtent jamais. Je devrai donc porter une pagette pour être joignable en tout temps.

On entre ensuite dans un petit bureau grand comme une salle de bain pour me présenter au contremaître, un gros barbu à l’air bête assis à son bureau. Plutôt que de se lever pour me serrer la main, le contremaître me regarde puis éclate de rire. À la sortie du bureau, le directeur m’explique que le contremaître a un sens de l’humour un peu spécial. Vraiment?!? Merci de le souligner, je n’avais pas remarqué…

C’est à ce moment qu’un doute s’installe. Je ne connais rien à l’imprimerie, les presses impriment en couleurs et je suis daltonien… Ai-je vraiment pris la bonne décision? Est-ce que la belle image projetée par l’entreprise tout au long du processus de recrutement est un reflet de la réalité? Devrais-je rappeler l’autre employeur à qui je viens tout juste décliner l’offre pour leur dire que j’ai changé d’idée?

Je suis finalement resté 8 ans durant lesquelles j’ai occupé 6 postes dans 5 ateliers différents. On m’a effectivement appelé souvent sur ma pagette en pleine nuit. On m’a fait travaillé de soir et de nuit. On m’a fait déménager 4 fois. Alors, pourquoi rester?

Ce n’est surtout pas à cause de l’accueil du sympathique contremaître qui a failli faire tout dérailler et ce n’est pas non plus à cause du salaire.

En fait, c’est tout le processus d’intégration qui a fait la différence. J’ai eu droit à de nombreuses formations à l’interne. On m’a invité à l’assemblée annuelle des actionnaires. J’ai dîné avec le président et on m’a confié des mandats spéciaux et de grandes responsabilités.

La morale de l’histoire? Si vous voulez mobiliser et fidéliser vos employés, ces derniers doivent sentir que vous avez un plan pour les développer à court et moyen termes. Ça n’a pas besoin d’être lourd et compliqué, mais simplement structuré. Mettez-vous dans la peau d’une recrue et revivez votre première fois dans votre entreprise. Ne laissez pas l’accueil et l’intégration bousiller tous vos efforts de recrutement.

Avez-vous des amis au travail?

Un des facteurs les plus mobilisant pour un employé est d’avoir des amis au travail.

Il est donc important pour une organisation d’éviter d’isoler un nouvel employé lors des premiers jours et de créer rapidement des occasions de rapprochement entre le nouveau venu et ses collègues.

Voici donc quelques suggestions d’activités d’accueil pour aider à tisser des liens:

  • Prévoir une affiche et un comité d’accueil à l’entrée
  • Remettre une carte de bienvenue signée par toute l’équipe
  • Présenter aux collègues lors de la tournée du site
  • Organiser un lunch avec son gestionnaire et allouer un budget pour que la personne puisse inviter un collègue différent au restaurant durant les 4 prochains jours
  • Assigner un mentor
  • Organiser une initiation, un safari-photo, un rallye d’intégration et des activités sociales de réseautage

Assigner un parrain à un nouvel employé est un autre moyen pour inciter à créer des liens tout en permettant à la fois d’accélérer la courbe d’apprentissage de la recrue et de libérer du temps aux gestionnaires en évitant à ces derniers d’être les seules personnes ressources.

En effet, il n’est pas nécessairement évident pour un employé d’assimiler du premier coup toute l’information nécessaire à son nouveau poste. Cela peut amener une personne à prendre des initiatives fâcheuses, surtout si elle craint de déranger son patron avec ses questions ou si ce dernier n’est pas disponible.

Il est parfois plus facile de se tourner vers un collègue plutôt que vers son superviseur pour poser des questions.

En conclusion, voici quelques qualités d’un excellent programme d’intégration selon un sondage interne effectué auprès de 150 entreprises:

  • Obtenir de la rétroaction du nouvel employé
  • S’ajuster aux différents besoins (flexibilité)
  • Fournir des outils d’évaluation standardisés (constance)

Est-ce que votre organisation possède un excellent programme d’intégration? Je vous encourage à identifier quelques améliorations à y apporter afin de faciliter la création de liens d’amitié durables.

Partez avec une longueur d’avance

Le plus grand objectif d’un programme d’intégration est d’accélérer la courbe d’apprentissage du nouveau venu.

En effet, cela peut prendre de 6 à 8 mois en moyenne à un employé pour atteindre le niveau de productivité de la personne qu’il remplace selon différents articles publiés par le Harvard Business Review.

Une bonne façon de rendre un nouvel employé rapidement productif consiste à profiter de la période entre la confirmation de l’embauche et l’entrée en fonction de la personne. En général, plus tôt on débute, plus vite on arrive au but.

Aussi, n’oubliez pas que la principale question que se pose un candidat qui vient d’accepter votre offre est: ai-je pris la bonne décision? Rassurez-le dans son choix en démontrant que vous avez un plan structuré en place pour faciliter sa transition.

Rappelez-vous qu’il est difficile de changer une première impression. Il serait dommage qu’un employé se mette à avoir des doutes ou pire qu’il change d’idée avant même sa première journée.

Voici donc quelques suggestions d’activités à faire avant l’arrivée du nouvel employé:

  • Afficher l’avis de nomination à l’interne et à l’externe
  • Acheminer un cadeau de bienvenue (un produit à l’effigie de l’entreprise ou un chèque-cadeau pour se familiariser avec les services que vous offrez)
  • Procéder aux examens médicaux et enquêtes criminelles
  • Faire signer le contrat, les ententes et les formulaires
  • Fournir l’accès aux informations suivantes: manuel de l’employé, convention collective, description de poste, organigramme, bottin des employés…
  • Préparer le poste de travail (outils, courriel, fournitures…)
  • Produire la carte d’accès et les cartes d’affaires
  • Commander l’uniforme et les équipements de protection
  • Inviter à joindre un groupe Facebook secret des employés
  • Envoyer un rappel de base quelques jours avant son premier jour (quand arriver, où, qui demander, comment s’habiller, quoi apporter…)

Pour y arriver, il suffit d’un peu de planification et de collaboration. N’hésitez pas à faire appel à d’autres membres de l’organisation.

8 moyens pour générer davantage d’engagement

Les employés sont de plus en plus exigeants face à leur employeur et générer davantage d’engagement devient un véritable casse-tête pour tout gestionnaire.

Depuis la publication de mon livre Les patrons sont-ils tous des menteurs? en 2010, l’engagement est le sujet sur lequel on me questionne le plus souvent dans mes conférences.

C’est normal. Quoi de plus important pour un gestionnaire que de redonner plus de cœur à l’ouvrage à ses employés?

Pour y arriver, il ne s’agit pas de se plier à tous leurs caprices, mais bien de répondre avec franchise et authenticité à 8 questions fondamentales que se pose tout employé.

Est-ce que les valeurs du patron sont en accord avec les miennes?

Est-ce que le patron s’intéresse vraiment à qui je suis?

Est-ce que les opinions divergentes sont considérées ici?

Est-ce qu’on me fait confiance?

Si je ne rentre pas travailler demain, est-ce que ça fera une différence pour quelqu’un?

Est-ce que ce travail me fera davantage grandir?

Est-ce possible de se développer professionnellement ici sans ruiner sa santé ou sa vie personnelle?

Dans quelle mesure cette organisation se soucie-t-elle concrètement du bien-être des gens?

Ultimement, tout le monde se demande: « Pourquoi est-ce que je me défoncerais pour quelqu’un qui ne sait même pas qui je suis, ce que je veux ou ce que je peux faire? » Il s’agit donc pour le gestionnaire de démontrer son intérêt par ses gestes au quotidien.

Dans le contexte actuel de gestion multi générationnelle et multiculturelle, il est de plus en plus vrai que les différences sont davantage individuelles et donc, les stimuli aussi. Faire abstraction de cette réalité ou refuser de s’y adapter mène droit à l’échec.

Un gestionnaire en dialogue et en soutien face aux attentes de ses employés contribuera au bonheur de ces derniers et donc à son succès ainsi qu’à celui de l’organisation.

Comment s’y prendre? La meilleure façon est de s’intéresser aux individus, non pas dans le but de mieux les manipuler ou de leur vendre du rêve, mais bien avec l’intention réelle de s’intéresser à eux afin d’apprendre à mieux les connaître pour les faire grandir. Prévoir du temps pour découvrir qui ils sont vraiment afin de les aider eux aussi à découvrir qui ils sont pour grandir davantage.

Comme le disait le prêtre, poète et théologien suisse Maurice Zundel: « Le travail doit produire des hommes avant de produire des choses ».

Inspiré de : Les patrons sont-ils tous des menteurs?

Comment perdre un nouvel employé en 10 jours

En moyenne, un nouvel employé sur trois aura quitté son emploi avant même la fin de sa première année.

Dans un contexte de rareté de main-d’œuvre, les entreprises investissent beaucoup de temps et d’argent dans le recrutement, mais peu se penchent sur l’intégration des employés.

En fait, seulement 32 % des entreprises affirment avoir un programme structuré d’intégration en place selon une étude produite par Aberdeen Group et à peine 23 % de celles qui ont un processus en place le qualifient d’excellent selon un sondage effectué auprès de notre clientèle.

Pourtant plusieurs études font ressortir que l’intégration est l’élément qui a le plus d’impact sur la rétention du personnel.

Ainsi Wynhurst Group souligne que les employés ayant été soumis à un processus d’intégration structuré sont 58 % plus enclins d’être à l’emploi de l’entreprise après trois ans. De même, Thompson LaShawn souligne dans son livre On-boarding: Maximizing Productivity and Retention, qu’un programme d’intégration efficace peut augmenter la rétention du personnel de 25 %.

L’intégration des employés est une préoccupation grandissante pour les organisations qui désirent diminuer leur taux de roulement du personnel. En effet, des recherches ont démontré le lien direct entre un processus structuré d’intégration et une diminution du taux de roulement du personnel, l’accroissement de la mobilisation et une réduction du temps pour atteindre le niveau de productivité requis.

Ne laissez pas le manque de temps ou le manque d’organisation gâcher vos efforts de recrutement surtout que, d’après Wynhurst Group, près de 25 % du taux de roulement survient durant les premiers 45 jours.

Sachant que remplacer un seul employé qui gagne 15 $ de l’heure peut coûter jusqu’à 50 000 $, les sommes investies dans un programme structuré d’intégration des employés peuvent rapporter un excellent rendement.

Visitez le www.Plansition.com et amusez-vous à calculer les coûts de votre taux de roulement du personnel.

40 % des patrons sont des menteurs!

Voilà la conclusion à laquelle la Florida State University en est venue après avoir mené une étude auprès de 700 personnes. Dans les faits, deux patrons sur cinq ne tiennent pas parole et plus du quart critiquent ceux qu’ils dirigent en présence de collègues.

Qui veut s’engager à fond pour une entreprise ou un patron qui ne respectent pas leur parole? Les travailleurs coincés dans une relation malsaine avec un patron sont davantage aux prises avec la fatigue, la tension au travail, la nervosité, la déprime et la méfiance, ont constaté les chercheurs.

Plus près de nous, un sondage effectué auprès de 640 jeunes de la génération Y (20-35 ans) a révélé que 90 % d’entre eux considèrent les caractéristiques humaines chez un patron comme prioritaires. Les attentes envers les leaders ont évolué.

Que ce soit avec un candidat lors d’une entrevue ou avec un employé lors d’une rencontre individuelle, il importe d’abord de rechercher à établir une relation afin de graduellement bâtir un climat de confiance.

Il ne faut pas voir cela comme une stratégie de manipulation. Il s’agit simplement de s’intéresser vraiment à la personne assise en face de nous afin de mieux la connaître.

Cela devrait prendre la forme d’un questionnement ouvert sur ses valeurs, ses talents et ses attentes vis-à-vis son superviseur.

Dans son livre intitulé When Fish Fly, John Yokoyama, le fondateur du Pike Place Fish Market de Seattle mentionne: « Mes employés sont d’abord des personnes puis des poissonniers. Je m’intéresse vraiment à leur vie pas comme un moyen détourné d’obtenir leur engagement, mais comme une fin en soi.»

Globalement, le manque de confiance ralentit toutes les décisions, complexifie toutes les communications et appauvrit toutes les relations. Stephen M.R.Covey, dans son excellent livre The Speed of Trust, illustre simplement l’impact d’une variation de la confiance de la façon suivante:+ de confiance = + de vitesse et – de coûts.

Je vous invite à identifier les gestes à éviter pour ne pas miner la confiance de vos employés. Est-ce que vous respectez votre parole donnée et vos engagements? Est-ce que vous acceptez de mettre du temps pour favoriser le dialogue avec vos employés? Quels moyens pouvez-vous prendre pour vous mettre à leur écoute?

Tiré du livre Les patrons sont-ils tous des menteurs?

Génération Y: Partout pareil?

En cette ère de communications instantanées, on a plus que jamais l’impression de vivre sur une planète sans frontières. Mais est-ce que les « Y » sont partout pareils dans le monde?

Voici la question qui m’a été posée récemment par des gestionnaires et membres de conseils d’administration des caisses populaires de l’Ontario lors d’un atelier-conférence sur le thème du choc des générations livré dans le cadre de leur assemblée annuelle.

Je dis en conférence que les différences sont plus individuelles que générationnelles dans les organisations et c’est aussi vrai dans le monde.

Le phénomène du choc des générations n’est pas typiquement nord-américain: on observe des différences selon la géographie.

Rappelons-nous d’abord qu’une génération est le reflet de la société dans laquelle elle est née et a grandi. Il est donc évident que les valeurs des jeunes varient selon la culture et le pays.

Aussi, la situation économique est très variable d’une région à l’autre. Dans plusieurs pays d’Europe et même aux États-Unis, le climat d’insécurité cause beaucoup de frustrations chez les jeunes qui sont de plus en plus sur scolarisés pour le poste qu’ils occupent. On parle même d’une génération sacrifiée dans certaines régions du globe.

Sur cet aspect, le Québec est privilégié puisque nous sommes l’endroit dans le monde où le nombre de départs à la retraite est le plus important et le plus rapproché dans le temps en prorata de la population.

Avec l’essor des technologies et l’accélération des changements, le fossé entre ce que les jeunes désirent et ce qu’ils possèdent n’a jamais été aussi grand.

En général, cela crée beaucoup de cynisme chez cette génération qui a toujours été encouragée à poursuivre ses rêves depuis sa tendre enfance.

En conclusion, les « Y » ne sont pas tous pareils dans le monde parce qu’ils ne vivent pas leur réalité de la même façon.

Je vous encourage donc à envisager le recrutement international pour combler vos besoins en relève. Lors de mes conférences à l’étranger, j’ai rencontré beaucoup de jeunes Français désillusionnés et frustrés de la culture bureaucratique et qui rêvent de venir s’épanouir au Québec.