3 trucs pour implanter un programme de mentorat

 

 

 Vous désirez attirer les meilleurs et développer la relève?

Plusieurs études démontrent que le mentorat en entreprise réduit le taux de roulement de personnel et augmente la productivité. Différenciez-vous des concurrents sur le marché de l’emploi tout en favorisant une meilleure cohabitation intergénérationnelle et rallumez la flamme chez vos employés d’expérience.

Voici 3 trucs pour implanter un programme structuré de mentorat dans votre organisation.

 

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Prolonger la lune de miel

Il est recommandé de faire un suivi informel hebdomadaire auprès d’un nouveau venu durant les premières semaines afin de s’assurer que son intégration se fait de façon harmonieuse.

Au lieu de tout vouloir faire durant les premiers jours, vous pouvez étendre la période d’intégration sur plusieurs semaines. Voici quelques pratiques gagnantes pour vous inspirer :

  • Distribuez un guide pratique (et humoristique) sur 20 bonnes choses à savoir sur l’organisation et ses employés.
  • Présentez la vision corporative pour les 5 prochaines années.
  • Démontrez l’impact de l’entreprise sur la communauté.
  • Invitez un employé à livrer un témoignage de sa première année : la réalité vs ses attentes, ses 2 ou 3 projets favoris…
  • Demandez à la recrue de faire son auto-évaluation projetée (1 an plus tard) : quels sont les moyens requis pour y arriver et comment pourrons-nous évaluer les résultats.
  • Expliquez le processus et les critères d’évaluation du rendement.
  • Illustrez le code vestimentaire avec des exemples concrets de ce qui est acceptable et de ce qui ne l’est pas en expliquant les raisons.
  • Présentez les opportunités de croissance pour l’entreprise et comment chacun peut y contribuer concrètement.
  • Expliquez comment l’entreprise (collègues, superviseurs, dirigeants) communique avec son monde.
  • Proposez au nouvel employé de se lancer dans un safari-photo afin d’illustrer le cycle complet des différentes opérations de l’entreprise en prenant soin d’y indiquer sa place.
  • Mettez en place un rallye d’intégration durant lequel chaque nouvel employé doit interroger différents employés afin d’obtenir des réponses à des questions reliées à l’organisation (individus, processus, historique…)
  • Remettez un certificat d’attestation d’intégration et un cadeau (symbolique ou humoristique).
  • Demandez à l’employé de partager un de ses objectifs personnels et tentez de trouver un moyen pour l’aider à l’atteindre.

Aussi, il pourrait être judicieux de planifier une première rencontre de mise au point environ trois mois après l’arrivée d’un nouvel employé pour apporter les ajustements nécessaires. Par exemple, vous pourriez demander si l’organisation a tenu les promesses faites durant le processus de recrutement en vous assurant, entre autres, que vos annonces d’emploi sont un reflet de la réalité. De cette manière, vous pouvez vous assurer de mieux clarifier la perception chez les prochains employés à recruter. Vous pourriez aussi poser ces autres questions : « Qu’est-ce que nous faisons de mieux ici? », « Qu’est-ce qui fonctionnait bien ailleurs? », « Avant de travailler chez nous, aviez-vous entendu parler des emplois que nous offrons? », « Qu’aviez-vous entendu au sujet de nos emplois? » ou « Quels autres employeurs aviez-vous considérés et pour quelles raisons? » Voilà une belle façon de profiter d’une perspective neuve sur vos processus. Vous pourriez également vous assurer que vous n’avez rien fait qui aurait pu inciter le nouvel employé à reconsidérer sa décision de joindre vos rangs.

À vous de jouer maintenant pour vous assurer que l’ensemble de votre processus d’intégration soit interactif, dynamique et concret.

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

 

Intégrer le p’tit nouveau comme un charme

Trop souvent mal planifié, l’accueil d’un nouvel employé est capital, car de la même manière qu’on juge rapidement le potentiel d’une candidature en entrevue, un nouvel employé jugera rapidement le professionnalisme de votre organisation dès son arrivée en poste.

Avant tout, il est important d’évaluer la disponibilité de ceux qui seront impliqués lors de l’accueil afin de s’assurer qu’ils soient arrivés avant le candidat pour l’accueillir. Peut-être que le lundi matin n’est pas le meilleur moment?

De la même manière, il faut s’assurer d’avoir préparé tout le matériel nécessaire avant la première journée : carte professionnelle, poste informatique et comptes d’usager, cartes d’accès…

Aussi quelques rappels de base au futur employé la veille de la première journée peuvent réduire le stress et éviter quelques inconforts inutiles : À quelle heure arriver? Où stationner? Qui demander? Comment s’habiller? Quoi apporter?

Bien communiquer à l’ensemble du personnel l’arrivée d’un p’tit nouveau est une marque de respect pour tous. Voici quelques façons de faire : courriel à tous, pop-up du matin dans l’intranet, SMS sur les cellulaires, affiche ou comité d’accueil à l’entrée, carte de bienvenue signée par l’équipe, annonce à l’interphone, avis de nomination dans les journaux locaux…

Voici quelques pistes à explorer pour faire de la première journée d’un nouvel employé un événement mémorable :

  •  Pour la tournée informelle, confiez la tâche de guide à un employé du même groupe d’âge que le candidat.
  • Faites-lui rencontrer au moins un des dirigeants.
  •  Invitez-le à dîner.
  •  Assignez-lui un mentor.
  • Remettez-lui un bottin « Qui fait quoi » avec photos et descriptions professionnelle et personnelle.
  • Effectuez un suivi avec les collègues pour s’assurer que tout va bien puis prenez quelques minutes à la fin de la journée pour demander à la recrue comment s’est passé sa première journée et répondre aux questions.

Je vous suggère de produire et distribuer un aide-mémoire afin d’aider toute personne qui doit accueillir un nouvel employé pour en faire une expérience unique.

Tiré de la Trousse ADN Employeur de Choix

La cerise sur le sundae

Il est essentiel de maintenir une communication étroite avec le candidat tout au long du processus d’embauche, car il est fort probable qu’il soit en pourparlers avec d’autres employeurs.

Distinguez-vous par vos communications en convoquant le candidat avec un message humoristique ou en laissant un message texte sur son cellulaire. Vous pouvez aussi envoyer une lettre après l’entrevue pour remercier le candidat de s’être déplacé et dans laquelle vous réitérez votre intérêt, vous expliquez les prochaines étapes et vous l’encouragez à vous contacter pour toute question.

Vous pouvez surprendre aussi lorsque vous confirmez l’embauche en joignant à votre offre signée une petite surprise (boîte de chocolats, lettre écrite à la main, cadeau corporatif…) que vous acheminez par courrier accéléré, le tout précédé d’un appel téléphonique.

Aussi, voici des éléments distinctifs qui pourraient se retrouver sur votre contrat d’embauche : exemples clairs de calcul du salaire (taux régulier, surtemps, jours fériés), des différentes déductions (assurances, régime de retraite…) et des bonis ou autres formes de partage des profits, deux ou trois cheminements de carrière potentiels, quelques exemples de défis ou projets probables à relever durant la première année, opportunités d’apprentissage offertes par l’entreprise, critères qui seront utilisés lors de la revue de performance, mesures proposées pour concilier travail et vie personnelle et deux ou trois façons dont l’entreprise peut aider la personne à atteindre ses objectifs personnels.

La cerise sur le sunday serait d’acheminer rapidement au nouvel employé ses propres cartes professionnelles personnalisées. Pourquoi? Premièrement, il est fort à parier que la plupart de vos employés n’ont jamais eu une carte professionnelle à leur nom. Imaginez l’impact sur la fierté de cette personne. Deuxièmement, vos employés sont vos meilleurs ambassadeurs pour recruter du nouveau personnel. Incitez-les à partager leurs cartes professionnelles auprès de leurs amis et famille car au verso de la carte, vous incitez de potentiels candidats à postuler chez vous en présentant les avantages que vous offrez et la démarche à suivre. Essayez-le et constatez par vous-même l’impact de cette stratégie qui est bien moins coûteuse que vous pourriez le croire.

Alors, que pourriez-vous faire comme employeur pour convaincre un nouvel employé qu’il a vraiment trouvé son employeur de choix en acceptant votre offre.

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

Une entrevue WOW!

 

De nos jours, n’oubliez pas que c’est le candidat qui s’achète une expérience de travail durant l’entrevue et non pas vous qui choisissez le candidat.

Voici quelques éléments à considérer pour faire vivre une expérience d’entrevue agréable aux candidats :

  • Évitez de faire attendre la personne.
  • Informez le candidat d’avance d’une chose à faire avant, durant et après l’entrevue afin d’évaluer le sérieux de sa préparation dans un contexte moins stressant. Ex. : D’ici l’entrevue, nous te demandons d’identifier une des valeurs de l’organisation en visitant notre site Internet, puis d’expliquer en entrevue en quoi cette valeur t’interpelle, puis tu devras rédiger un court texte sur les points forts et les points à améliorer de ta performance suite à l’entrevue.
  •  Faites des entrevues moins traditionnelles en faisant participer un des employés et le futur superviseur durant quelques minutes. Ainsi, vous pourriez bénéficier de perspectives supplémentaires pour valider votre choix. 
  • Informez d’avance tout le personnel de la tenue d’entrevues et invitez-les à venir saluer personnellement le candidat.
  • Accueillez le candidat comme vous le feriez pour votre meilleur client (salon privé, breuvage spécial, collation, cadeau corporatif, etc.)
  • Évitez d’être dérangés.
  • Privilégiez les qualités d’ouverture, d’humilité et d’entregent afin de faciliter l’intégration de la nouvelle personne au sein de l’équipe.
  • Présentez des cheminements de carrière potentiels personnalisés.

Il est toujours préférable de poser des questions ouvertes de type comportemental inspirées du passé du candidat. Voici donc12 questions inhabituelles à poser en entrevue pour vous inspirer :

  • Parle-moi d’une relation difficile déjà vécue avec un ancien collègue.
  • Dis-moi comment tu as fait face à un échec ou à échéancier difficile.
  • Ta voiture tombe en panne en direction du travail, que fais-tu?
  • Qu’est-ce que ça veut dire pour toi avoir de l’initiative?
  • Si tu étais le patron, qu’est-ce qui serait inacceptable?
  • Parle-moi d’une bonne et d’une mauvaise décision que tu as prises et quelles leçons en as-tu tirées?
  • Qui sont tes idoles et pourquoi les admires-tu (tu leur ressembles ou tu les envies)? 
  • Qu’as-tu fait au cours du dernier mois pour développer tes qualités? 
  • Quelle forme de reconnaissance aimerais-tu recevoir pour un travail exceptionnel?
  • Comment veux-tu recevoir le feedback pour t’améliorer?
  • Quelle activité as-tu pratiquée le plus longtemps dans ta vie et pourquoi l’as-tu fait durant tout ce temps?
  • Qu’est-ce qui te rend le plus fier et pourquoi?

Je vous recommande de revoir votre processus d’entrevue afin d’y ajouter au moins un nouvel élément qui serait un WOW pour un candidat.

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

Comment recruter via les médias sociaux?

Par où commencer? Évitez d’abord de vous éparpiller. L’idée n’est pas d’être présent sur tous les médias sociaux, mais d’y être actif. Il est donc préférable de concentrer votre présence sur une seule plate-forme. Pour savoir laquelle choisir, demandez simplement à vos employés sur quels forums, blogues ou réseaux sociaux ils sont le plus actifs. En fixant vous-même quelques lignes directrices, vous pourriez même confier la responsabilité à quelques-uns de vos employés de prendre en charge votre visibilité sur le site ciblé.

Utiliser la force des réseaux (virtuels ou réels) de vos employés est une autre façon d’attirer des candidatures intéressantes. En effet, le recrutement par les employés est de plus en plus utilisé avec succès dans beaucoup d’entreprises avec raison: qui voudrait recommander quelqu’un avec qui on n’aurait pas d’affinités ou qui pourrait nuire à sa réputation? Vous pourriez décider d’ajouter un incitatif monétaire pour motiver davantage vos recruteurs internes. À cet effet, l’application WorkWith.Me sur Facebook vous permet justement de tabler sur les réseaux sociaux de vos employés afin que ces derniers vous réfèrent de nouveaux talents. Dans le même ordre d’idée, LinkedIn Recruiter vous permet de cibler des candidats selon des critères précis non seulement dans votre réseau, mais parmi tous les membres de cette communauté.

La plupart des réseaux sociaux possèdent des outils de recherche qui permettent de puiser, par exemple, dans le bassin des gens qui suivent un expert dans un domaine en particulier et parmi lesquels vous pourriez identifier des candidats possédant un intérêt pour un sujet particulier. Il est aussi possible d’effectuer des recherches par nom d’établissement scolaire pour cibler des étudiants ou des diplômés ou encore par nom d’employeur pour cibler des anciens ou actuels employés de vos concurrents ou encore des membres associations professionnelles spécifiques en lien avec les postes que vous désirez combler.

Que vous choisissiez de mandater une entreprise spécialisée qui offre ce service pour faire une vigie efficace de votre image de marque d’employeur ou que vous le fassiez vous-même, gardez en tête que vous pouvez le faire de manière non seulement réactive, mais aussi proactive.

Ainsi, plutôt que de seulement réagir à des commentaires déjà émis par d’autres, vous pourriez également lancer vous-même une discussion dans un forum en demandant des exemples d’employeurs intéressants dans votre secteur d’activité afin d’ouvrir la porte à la possibilité de positionner favorablement votre entreprise. Il faut garder en tête que les groupes de discussions ne servent pas à faire de la publicité. C’est avant tout un endroit où l’on échange des points de vue ou des sources d’informations sur un sujet d’intérêt commun.

Identifiez donc une première plate-forme sociale basée sur les préférences de vos employés et fixez-vous quelques objectifs conservateurs à court terme afin d’y accroître votre présence corporative.

 

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

 

Internet nuit-il à votre recrutement?

Friands d’Internet, les jeunes sont très actifs sur la toile (1er média le plus utilisé, avant la télé, la radio et les journaux). De plus en plus d’entreprises ont vu le filon et rivalisent d’ingéniosité pour attirer l’attention de nouveaux candidats potentiels pour combler de nombreux postes avec succès.

Sans être la référence numéro un lorsque vient le temps de se magasiner un emploi (les références des amis étant la source d’information la plus influente), il est clair qu’Internet est devenu un incontournable pour tous les chercheurs d’emploi. Vous devez donc non seulement être présent sur la toile, mais aussi vous démarquer des autres.

Inspiré de la nouvelle tendance observée sur l’Internet où l’emphase est davantage mise sur le partage d’informations via les réseaux sociaux, le recrutement 2.0 consiste à vous doter d’une présence sur cette nouvelle plate-forme afin de vous mettre en valeur auprès d’un public jeune bien ciblé.

Moyen peu coûteux pour mettre en évidence votre environnement de travail de manière ludique, le « Lip Dub » est une vidéo mettant en vedette vos employés en train de faire du « lipsing » sur une chanson et de diffuser le résultat sur YouTube. Il faut cependant s’assurer de ne pas devenir amoureux de l’outil en perdant de vue l’objectif derrière. Bien sûr, on peut faire un « Lip Dub » simplement pour le plaisir, mais on peut aussi en faire un outil stratégique en mettant en valeur un message précis qui parlera directement au type de candidat que vous voulez recruter.

Imaginez maintenant un employé insatisfait qui pense ceci de son expérience de travail chez vous : « Aucune flexibilité pour les familles, aucune possibilité d’avancement, aucune marque de reconnaissance du patron… » Imaginez maintenant qu’il ait la possibilité de partager son point de vue avec des milliers de candidats potentiels pour votre organisation. C’est exactement ce qui se passe actuellement sur Internet sur certains sites spécialisés dans l’évaluation des employeurs tels que Ratemyemployer.ca et Glassdoor.com.

Tout comme les responsables du marketing et des communications s’assurent de l’image de marque de l’entreprise qui est véhiculée sur Internet, les responsables des ressources humaines doivent effectuer une vigie efficace de l’image de marque à titre d’employeur.

Je vous encourage donc à aller voir si ce qu’on dit de votre entreprises sur l’Internet aide ou nuit à votre recrutement.

 

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

Comment attirer les bons candidats?

Dans un marché de l’emploi où les candidats ont le gros bout du bâton et dans un marché global où le taux de roulement peut compromettre la santé financière de votre entreprise, personne ne veut se tromper.

Il est donc essentiel de vous rassurer, autant l’employeur que le futur employé, face à votre choix en faisant vivre au candidat vos valeurs organisationnelles de façon bien concrète le plus rapidement possible.

La règle d’or en affichage de poste est de s’assurer d’attirer l’attention des bons candidats (bon message) et de la manière dont ils désirent être informés (bon média).

Sur le plan du message, il est essentiel de présenter comment votre poste peut combler les besoins sociodémographique, professionnel et personnel de l’employé type recherché tout en respectant les valeurs de votre organisation. Pas de fausses promesses!

Sur le plan du média, il faut s’adapter à l’auditoire. Pour certains candidats, une approche plus traditionnelle pourrait fonctionner : kiosque dans une foire de recherche d’emplois, affichage dans les journaux locaux ou sur des sites de recherche d’emplois. Pour d’autres, il pourrait être avantageux de considérer des moyens moins traditionnels: commandite d’événements (5 à 7 ou conférences thématiques) offerts au grand public ou à des professionnels, stands dans des lieux publics ou lors d’événements spéciaux (culturels ou sportifs), affiches sur les camions de livraison, annonces dans les bulletins professionnels, campagne radio, journées portes ouvertes, communiqué de presse, articles dans des magazines spécialisés ou conférences des dirigeants.

Les écoles professionnelles, les cégeps et les universités possèdent tous un service de placement où vous pouvez afficher vos postes disponibles. Aussi, certains programmes d’enseignement fonctionnent selon un principe d’alternance travail-études en rendant les élèves disponibles pour le travail quelques jours par semaine durant l’année dans le cadre d’un stage rémunéré ou non. Aussi, rien ne vous empêche d’innover en proposant, en partenariat avec un établissement scolaire, un challenge adressé spécifiquement à un groupe d’étudiants.

Peu importe le moyen utilisé pour se faire connaître auprès des étudiants, je vous encourage à faire preuve d’ingéniosité afin d’offrir une véritable valeur ajoutée. Par exemple, un membre de votre équipe pourrait aller faire une présentation en classe sur la préparation à une entrevue ou livrer un témoignage sur son parcours professionnel ou encore animer un atelier de préparation à la recherche d’emploi. Le tout en profitant de la tribune pour faire découvrir subtilement les métiers de votre industrie et surtout, ceux que vous avez à combler dans votre entreprise.

Je vous encourage donc à vous demander si vous utilisez vraiment les bons médias pour attirer le type de personne qui correspond le mieux à vos valeurs organisationnelles.

 

Tiré de la Trousse ADN Employeur de choix

Comment susciter l’engagement grâce aux médias sociaux?

Pour comprendre comment s’y prendre avec les jeunes de la génération Y (20-35 ans), il faut d’abord intégrer le fait qu’ils sont très à l’aise avec le langage, la philosophie et les règles d’utilisation des médias sociaux.

On les dit égoïstes là où ils sont simplement très attentifs à ce qui les interpelle personnellement. En fait, ils se montrent intéressés quand ils sentent que leur implication les amènera à se réaliser.

Le grand défi, c’est de maîtriser l’instantanéité nécessaire à cette génération sur les médias sociaux. Au lieu d’établir un programme figé, les organisations doivent comprendre les attentes et besoins de leurs employés et engager de véritables conversations avec eux. Aujourd’hui, les gens veulent être consultés et prendre part aux actions menées par leur entreprise. Il faut donc leur présenter les objectifs à atteindre, les ressources à leur disposition et les disponibilités des gestionnaires pour les accompagner. Ceci amène justement les employés à s’approprier la démarche de leur organisation et à s’impliquer davantage dans leur propre développement.

Afin de mettre en place une stratégie efficace auprès des Y, il ne faut pas avoir peur de tout remettre en cause : structures, fonctionnement, communication, etc. Car pour les Y, on part d’une feuille blanche pour en faire un cube en 3 dimensions. Cela peut se traduire par l’intégration de ce “know how” que les jeunes ont du digital.

Il faut oser prendre des risques, sans cela, on n’arrive pas à de nouvelles idées. Il faut leur parler, dans la mesure où c’est fait avec humour, mais sans prétention, de façon dynamique, interactive et appropriée. Le patron a le droit d’être humain, comme eux, sans réponse à tout, mais il doit être capable de devenir un catalyseur pour l’émergence de solutions. Mettre en avant des modèles de jeunes qui ont réussi, et en faire des ambassadeurs, des gens dont on peut suivre le quotidien sur Twitter, YouTube, etc. Entretenir la communauté en gardant les gens informés sur l’actualité de l’entreprise, je pense que ce sont de bonnes stratégies.

Cliquez ici pour lire le recueil Visions d’innovation sur les médias sociaux.