Courriels, réseaux sociaux, texto… ces dernières années ont été marquées par l’arrivée de plusieurs nouveaux moyens de communication qui font maintenant partie de nos vies personnelles et professionnelles. C’est encore plus vrai pour la génération Y (20 à 35 ans) qui constitue présentement la principale cohorte des employés que vous recrutez.

Il faut éviter à tout prix d’avoir une déconnexion entre vos méthodes d’intégration et les nouvelles technologies.

L’automatisation de l’intégration est bénéfique pour les employés qui apprécient avoir le contrôle sur le processus et pouvoir démontrer qu’ils peuvent accomplir ce qu’on attend d’eux tout en permettant à l’organisation que s’assurer que toutes les activités ont été complétées.

Voici quelques-uns des bénéfices d’un système d’intégration automatisé :

  • Accessible de partout
  • Aucune installation ou infrastructure requise avec l’infonuagique
  • Accès à distance en temps réel du niveau d’avancement des employés par site, par poste ou par activité avec alertes, rappels et messages automatisés selon les besoins
  • Politiques et procédures constamment disponibles et mises à jour sans frais d’impression
  • Rapports et statistiques d’utilisation personnalisables
  • Documentation pour comptabiliser les coûts de formation (loi du 1%)

Il est important que l’employé nouvellement promu ne soit pas laissé à lui-même après quelques jours. À cet effet, il est recommandé de faire des suivis réguliers (chaque semaine, chaque mois, après 3 mois et lors de la probation).

Aussi, l’évaluation du nouvel employé devrait être effectuée tout au long du processus de probation par tous ceux qui y participent (formateurs, gestionnaires, ressources humaines…) Les comportements souhaités devraient être clairement définis et l’état d’avancement de la recrue devrait être accessible en temps réel et récompensé à différentes étapes plutôt que seulement à la fin.

La rétroaction du nouvel employé devrait être sollicitée afin d’ajuster son intégration selon les éléments qui méritent davantage d’attention et afin de puiser dans son expérience pour améliorer les différents processus de l’entreprise (incluant l’embauche et l’intégration, mais sans s’y limiter). Cela peut se faire sous la forme d’entrevue individuelle, de sondage ou de focus group par exemple.

« Ça marche avec une check-list. » En effet, il n’est pas toujours nécessaire d’investir dans un système intégré de gestion des ressources humaines qui peut être lourd et complexe. Sachez qu’il existe maintenant des logiciels spécialisés en intégration et formation tel que Plansition qui sont à la fois flexible, facile d’utilisation et peu coûteux.

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