Comment améliorer l’expérience employé? Concentrez-vous sur l’intégration! En effet, cette dernière est fréquemment identifiée comme l’un des moments ayant le plus d’impact sur l’engagement et la fidélisation des ressources humaines. C’est le moment de vérité où toutes vos belles promesses de votre marketing RH seront soumises au test de la réalité. Pourtant, l’intégration est encore l’étape la plus négligée du processus de dotation.
Voici donc sept erreurs à éviter pour transformer l’accueil et l’intégration d’un employé en un événement mémorable, mais dans le bon sens du terme. Ne laissez pas une mauvaise intégration gâcher tous vos efforts de recrutement.
Erreur no 1 : Ne pas commencer l’intégration avant son arrivée
Afin d’éviter que la première journée se résume à une longue session de bourrage de crâne et de paperasseries administratives, réglez avant la première journée tous les aspects techniques liés aux ressources humaines : examens médicaux et enquêtes criminelles, signatures de formulaires, manuel de l’employé, configuration du poste de travail (outils, courriel, fournitures…), cartes d’accès et cartes professionnelles, uniforme et équipements de protection… Par contre, n’oubliez pas qu’une préintégration trop lourde peut causer de l’anxiété supplémentaire chez la recrue.
Prévoyez un lunch à distance pour faire connaissance et un cadeau de bienvenue envoyé au domicile ou invitez le nouvel employé à partager une courte vidéo d’introduction personnelle à partager avec l’équipe.
Aussi, il est fortement suggéré d’envoyer un petit rappel de base la veille de son arrivée (un texto, par exemple) pour confirmer l’heure et l’endroit où se présenter, qui demander et à quoi va ressembler sa première journée. N’hésitez pas à y ajouter une petite touche personnelle : « On a bien hâte de t’accueillir. En cas de problème, voici mon numéro. À demain! »
De grâce, évitez de faire comme dans cette entreprise où l’employé doit attendre six semaines avant d’avoir une carte pour accéder aux toilettes…
Erreur no 2 : Ne pas impliquer son superviseur
L’intégration est l’occasion idéale pour le supérieur immédiat du nouvel employé de clarifier ses attentes. Cela peut se faire par exemple en demandant au nouvel employé de faire son auto-évaluation projetée dans un an. La trousse de bienvenue du nouvel employé peut être remise quelques jours à l’avance au gestionnaire afin que ce dernier puisse mieux se préparer.
Erreur no 3 : L’isoler de ses collègues lors des premiers jours
Tout nouvel employé veut rapidement faire sa part pour vous prouver que vous avez bien fait de l’embaucher. Aussi, il veut confirmer si lui aussi a fait le bon choix. Impliquez le nouvel employé le plus tôt possible dans des réunions et des projets afin de créer des occasions de rapprochement avec ses collègues et de maximiser son engagement au sein de l’équipe.
Rien de tel que d’entendre de la bouche même d’un collègue un témoignage sur ses premiers mois dans l’entreprise ou encore dix bonnes choses à savoir sur l’organisation pour se faciliter la vie ou éviter de l’embarras. Vous pourriez allouer un budget pour que la recrue puisse inviter une personne différente à manger durant sa première semaine ou la faire participer à un safari-photo de tous les services.
Une autre idée pour créer des liens mise en place chez Zappos et présentée par Tony Hsieh dans son livre Delivering Happiness est le Face Game. Chaque jour, une photo différente d’un employé est présentée de façon aléatoire sur la page de connexion au réseau informatique. On invite alors les gens à deviner le nom de la personne, puis une courte biographie de cette dernière est affichée.
N’oubliez pas que le fait d’avoir des amis au travail est un facteur d’engagement important qui entre dans le calcul du ROI au travail pour la plupart des gens.
Erreur no 4 : Limiter l’intégration à l’accueil seulement
Il y a cinq volets à l’intégration : l’aspect administratif, l’apprentissage de la tâche, la familiarisation à la culture organisationnelle, la socialisation avec les collègues et les perspectives de développement. Sans être nécessairement complexe, l’intégration de l’employé doit être suffisamment structurée pour le rassurer et faire vivre une belle expérience employé.
Erreur no 5 : Ne pas lui jumeler de compagnon
Quoi de plus gênant que devoir déranger son patron toutes les quinze minutes. En assignant un compagnon à un nouvel employé, vous évitez à ce dernier de prendre de mauvaises décisions par peur de déranger et vous permettez au compagnon de développer ses aptitudes en leadership et en communication (un win-win-win…)
Erreur no 6 : Ne pas faire de suivis ponctuels
Il est essentiel à la fin de chacune des premières semaines de faire le bilan des derniers jours et de demander à l’employé de présenter son plan pour la semaine à venir. Cela vous permet de régler rapidement les petits irritants liés à l’expérience employé. Tout au long des trois premiers mois, invitez la personne à produire un rapport d’étonnement pour rapporter ce qui est ou non conforme aux attentes et ce qui l’étonne, en bien ou en mal. Ainsi, vous pourrez évaluer si votre processus d’intégration est trop rapide, surchargé ou incomplet.
Erreur no 7 : Minimiser l’utilisation des technologies
Sans nécessairement investir dans un système intégré de gestion des ressources humaines coûteux, il y a plusieurs avantages à informatiser l’intégration d’un nouvel employé : information complète et à jour accessible à distance, suivi en temps réel du niveau d’avancement des activités…
Comment amplifier l’expérience employé
Les gens ne cherchent pas du travail, ils cherchent à vivre une expérience employé positive, et ce, tout au long de leur parcours professionnel. Tout employeur doit donc prendre le recul nécessaire pour évaluer l’expérience que vit un employé dès les premières secondes de son premier contact avec l’entreprise jusqu’à son départ et même après. Comme le mentionne Patty McCord, l’ancienne chef des ressources humaines chez Netflix, dans son livre Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility : « Même si un candidat ne correspond pas au profil recherché, il est possible qu’on tombe en amour avec son voisin. »
La meilleure façon d’améliorer l’expérience employé consiste à cartographier le parcours des individus. Pour ce faire, réunissez une petite équipe incluant deux ou trois employés (dont au moins un nouveau), une personne responsable des ressources humaines et un gestionnaire, puis dressez la séquence actuelle des opérations, des décisions et de la documentation. Ensuite, déterminez les aspects négatifs et positifs de chaque activité en vous posant les questions suivantes : Qu’est-ce que l’employé essaie de faire? Comment se sent-il? Quelles sont les barrières?
Dans un deuxième temps, demandez à la même équipe de revoir le logigramme afin de minimiser les irritants. Pensez aux aspects émotionnels (flexibilité et sens), intellectuels (apprentissage et développement), technologiques (méthodes et outils), physiques (ergonomie et collaboration) et culturels (valeurs) du travail.
Pour chacune des cinq phases du cycle de l’expérience employé (premières secondes, premières minutes, premières heures, premiers mois et derniers jours), déterminez si vos pratiques actuelles sont surprenantes, stimulantes (incitent à l’action), séduisantes (adaptées à chaque individu) et simples. Ensuite, élaborez de nouvelles pratiques ou bonifiez celles déjà en place afin d’y retrouver davantage des 4 S (Surprenant – Stimulant – Séduisant – Simple).
L’objectif principal de la conférence L’employé ROI est de proposer des outils pratiques et faciles à mettre en place pour susciter productivité et collaboration, en personne de même qu’en télétravail. Cela permet aux gestionnaires d’entreprise et aux responsables des ressources humaines qui composent mon auditoire en personne ou à distance de faire face aux dernières tendances en matière de gestion des ressources humaines.
Pour accroître la mobilisation et la rétention de ses ressources humaines, il faut cesser de vendre une expérience employé qui ne correspond pas aux attentes des gens. Procurez-vous le livre L’employé ROI et découvrez comment faire du marketing RH et développer votre marque employeur afin d’accroître l’engagement de vos ressources humaines en maximisant le bénéfice qu’elles tirent de leur travail, le fameux ROI (retour sur investissement).
