Créer un environnement hybride performant

Le travail hybride est de plus en plus courant. Voici quelques conseils pour créer un environnement hybride performant en entreprise.

 

Quarante-cinq pour cent des personnes interrogées par le Pew Research Center en 2022 ont déclaré avoir quitté leur emploi parce qu’elles ne pouvaient pas choisir leur horaire de travail.

 

Pourquoi tant de gestionnaires veulent-ils forcer bêtement tout le monde à rentrer au bureau? Est-ce par manque d’outils et de compétences pour gérer efficacement leurs ressources humaines à distance? Est-ce par insécurité de ne plus pouvoir se valoriser à jouer le rôle du pompier qui court d’une urgence à l’autre dès qu’un employé lève la main?

Bien sûr, certains postes ne se prêtent carrément pas au télétravail (coiffeur, gardien de prison…) Aussi, certains environnements de travail n’y sont pas propices (technologie non disponible ou inefficace, interactions non planifiables, résultats difficilement mesurables, absence d’ouverture du gestionnaire…)

Mais dans les cas où c’est possible, pourquoi ne pas simplement nommer son besoin comme gestionnaire et comme employé afin de trouver une solution ensemble en commençant par clarifier ses préférences et ses attentes au niveau de la communication (quand et comment me rejoindre, vitesse attendue des retours d’appel et de courriel (incluant soirs et week-ends)…)

Mais imposer un horaire strict de présence au bureau alors que tout le monde s’y retrouve à faire des tâches qu’ils auraient pu faire plus efficacement à la maison est-elle la meilleure solution pour générer l’engagement?

 

Les 5 caractéristiques d’un environnement hybride performant

 

Le travail hybride est de plus en plus courant et il est essentiel que les organisations adoptent les cinq caractéristiques d’un environnement de travail hybride performant que sont la sécurité, l’inclusion, la flexibilité, l’empathie et l’encadrement.

 

La première caractéristique d’un environnement de travail hybride performant est d’être sécuritaire à la fois pour les employés, pour les clients et pour l’organisation.

 

Avec la multiplication des lieux et des appareils dédiés au travail, toute organisation s’expose à des risques plus grand liés à la cybersécurité et à la santé et sécurité des travailleurs. Il faut donc trouver des moyens de sécuriser l’accès aux informations de l’entreprise, des clients et des employés en mettant en place des mécanismes de surveillance sans pour autant affecter la productivité et tout en respectant le droit à la vie privée.

 

Pour garantir la sécurité, les employeurs doivent fournir des outils de travail sécurisés, des politiques de sécurité et des formations pour aider les employés à comprendre les risques. Les gestionnaires doivent également s’assurer que les employés suivent les procédures de sécurité et encourager une culture de sécurité au sein de l’entreprise.

 

Travailler à distance peut aussi affecter la santé physique et psychologique des employés, surtout lorsque les règles de base ne sont pas respectées : la gestion de l’espace, la gestion du temps et la gestion du corps. Il est donc important de se pencher sur les trois règles du télétravail afin de minimiser les risques.

 

Règle no 1 : Un poste de travail ergonomique

  • Espace fermé ou moyens permettant de signifier aux autres que vous êtes en train de travailler (écouteurs, affiche…) ;
  • Écran centré placé à la hauteur des yeux et à une distance d’environ un bras ;
  • Clavier et souris séparés si vous utilisez un portable ;
  • Hauteur de chaise ajustable (pieds à plat avec cuisses parallèles au sol) et accoudoirs (bras près du corps à environ 90º). Il est suggéré d’investir au moins autant dans le mobilier que dans le matériel informatique et la moitié du budget du mobilier devrait être consacré à la chaise. Cependant, il n’est pas nécessaire de dépenser une fortune, parfois un simple coussin ou un appui-pieds fabriqué maison font l’affaire ;
  • Surface de travail assez grande ;
  • Bureau doté de tous les outils nécessaires afin d’assurer la productivité et la sécurité : poste bien éclairé, accès rapide, mais sécurisé aux informations…

 

Règle no 2 : Maintenir une routine

  • Se fixer des objectifs et construire son horaire selon ses périodes de productivité tout en y incluant des technopauses et une vraie heure de lunch.
  • Découper sa journée en blocs de 15 ou 60 minutes avec une zone de productivité sans interruption extérieure (ex. : de 14 h 30 à 16 h).
  • Remplacer son temps de déplacement par une marche de quinze minutes pour planifier sa journée ou faire la coupure avec le travail.
  • Souligner la fin de sa journée en appréciant les petites victoires, en appelant un ami ou un membre de sa famille, en allant faire de l’exercice ou en s’octroyant une petite récompense (boisson ou collation).
  • Éviter d’avoir à s’occuper de personnes à charge ou d’autres tâches domestiques.

 

Règle no 3 : Bouger et respecter le droit à la déconnexion

  • Faire une marche le midi.
  • Se lancer un défi sportif quotidien à distance entre collègues : tenir la planche ou la chaise, faire des jumping jacks ou des pushups…
  • Prendre des micropauses de 20 secondes tout au long de la journée : flexions de la tête, étirements du bas du dos, des épaules ou des poignets, clignements des yeux ou regarder au loin, etc.
  • Regarder un objet à 20 pieds pendant 20 secondes toutes les 20 minutes.
  • Bloquer son agenda selon ses heures d’arrivée et de départ.
  • Indiquer ses absences et son horaire dans sa signature électronique.
  • Changer sa messagerie vocale au quotidien pour indiquer son horaire.
  • Activer sa messagerie d’absence en quittant le bureau.
  • Utiliser la messagerie texte uniquement sur les heures normales de bureau.
  • Laisser l’interlocuteur atteindre la messagerie vocale.
  • S’acheminer un courriel pour le transférer aux autres le lendemain.
  • Ajouter la date de retour souhaitée dans le sujet des courriels.
  • Éviter la configuration des courriels du bureau sur le cellulaire personnel.
  • Limiter les temps de réunion à des heures spécifiques (ex. de 9 h à 16 h).
  • Encadrer les heures d’envoi de courriels (ex. rien entre 17 h et 8 h).
  • Prévoir une méthode de communication pour les urgences hors travail.

 

L’inclusion la deuxième caractéristique essentielle d’un environnement hybride performant.

Il est important que les employés ne sentent pas exclus des décisions ou des opportunités de carrière lorsqu’ils sont en télétravail. Les entreprises doivent adopter des politiques d’inclusion pour garantir que les employés se sentent valorisés et qu’ils puissent participer pleinement à l’entreprise. Les gestionnaires doivent également être conscients des biais inconscients et prendre des mesures pour les éviter.

 

La flexibilité est également une caractéristique importante de l’environnement hybride.

 

Les employés ont besoin de flexibilité pour gérer les défis de la vie personnelle et professionnelle. Les entreprises doivent fournir des options de travail flexibles pour répondre aux besoins de leurs employés. Les gestionnaires doivent également être flexibles dans la manière dont ils gèrent leur équipe, en s’adaptant au style de collaboration et de communication de chacun afin que tous vivent la même qualité d’expérience employé qu’ils soient en présentiel ou en télétravail. C’est lorsqu’on impose bêtement des règles qu’on évacue des gens toute possibilité d’exercer leur jugement. Les gens perdent leurs repères, puisque leurs règles ne sont pas nécessairement les vôtres et c’est pourquoi vous avez parfois l’impression qu’ils sont stupides.

Comment fidéliser vos ressources humaines

 

L’empathie est une autre caractéristique cruciale de l’environnement hybride.

 

Les entreprises doivent être attentives aux besoins de leurs employés et leur fournir un soutien émotionnel en temps de stress ou de crise. Les gestionnaires doivent être à l’écoute des signaux de fatigue, d’anxiété et de déséquilibre entre le travail et la vie privée chez les employés et être prêts à aider ces derniers à surmonter leurs difficultés. Les entreprises peuvent également organiser des activités pour renforcer le sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise.

 

Enfin, l’encadrement est la dernière caractéristique d’un environnement hybride performant.

 

On travaille de moins en moins en même temps ou même endroit sur les mêmes choses. Les entreprises doivent donc fournir un encadrement clair et des attentes pour leurs employés, qu’ils soient au bureau ou en télétravail. Les gestionnaires doivent être disponibles pour répondre aux questions et fournir des conseils aux employés. Ils doivent également être en mesure d’évaluer le rendement des employés et de leur fournir des commentaires constructifs.

 

L’objectif principal de la conférence L’employé ROI est de proposer des outils pratiques et faciles à mettre en place pour susciter productivité et collaboration, en personne de même qu’en télétravail. Cela permet aux gestionnaires d’entreprise et aux responsables des ressources humaines qui composent mon auditoire en personne ou à distance de faire face aux dernières tendances en matière de gestion des ressources humaines.

 

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