Une expérience employé mémorable

Une expérience employé mémorable débute dès l’intégration. En effet, cette dernière est fréquemment identifiée comme l’un des moments ayant le plus d’impact sur l’engagement et la fidélisation des ressources humaines. C’est le moment de vérité où toutes vos belles promesses de votre marketing RH seront soumises au test de la réalité. Pourtant, l’intégration est encore l’étape la plus négligée du processus de dotation.

 

Voici donc sept erreurs à éviter pour transformer l’accueil et l’intégration d’un employé en un événement mémorable, mais dans le bon sens du terme. Ne laissez pas une mauvaise intégration gâcher tous vos efforts de recrutement.

 

Erreur no 1 : Ne pas commencer l’intégration avant son arrivée

 

Afin d’éviter que la première journée se résume à une longue session de bourrage de crâne et de paperasseries administratives, réglez avant la première journée tous les aspects techniques liés aux ressources humaines : examens médicaux et enquêtes criminelles, signatures de formulaires, manuel de l’employé, configuration du poste de travail (outils, courriel, fournitures…), cartes d’accès et cartes professionnelles, uniforme et équipements de protection… Par contre, n’oubliez pas qu’une préintégration trop lourde peut causer de l’anxiété supplémentaire chez la recrue.

 

Prévoyez un lunch à distance pour faire connaissance et un cadeau de bienvenue envoyé au domicile ou invitez le nouvel employé à partager une courte vidéo d’introduction personnelle à partager avec l’équipe.

 

Aussi, il est fortement suggéré d’envoyer un petit rappel de base la veille de son arrivée (un texto, par exemple) pour confirmer l’heure et l’endroit où se présenter, qui demander et à quoi va ressembler sa première journée. N’hésitez pas à y ajouter une petite touche personnelle : « On a bien hâte de t’accueillir. En cas de problème, voici mon numéro. À demain! »

 

De grâce, évitez de faire comme dans cette entreprise où l’employé doit attendre six semaines avant d’avoir une carte pour accéder aux toilettes…

 

Erreur no 2 : Ne pas impliquer son superviseur

 

L’intégration est l’occasion idéale pour le supérieur immédiat du nouvel employé de clarifier ses attentes. Cela peut se faire par exemple en demandant au nouvel employé de faire son auto-évaluation projetée dans un an. La trousse de bienvenue du nouvel employé peut être remise quelques jours à l’avance au gestionnaire afin que ce dernier puisse mieux se préparer.

 

Erreur no 3 : L’isoler de ses collègues lors des premiers jours

 

Tout nouvel employé veut rapidement faire sa part pour vous prouver que vous avez bien fait de l’embaucher. Aussi, il veut confirmer si lui aussi a fait le bon choix. Impliquez le nouvel employé le plus tôt possible dans des réunions et des projets afin de créer des occasions de rapprochement avec ses collègues et de maximiser son engagement au sein de l’équipe.

 

Rien de tel que d’entendre de la bouche même d’un collègue un témoignage sur ses premiers mois dans l’entreprise ou encore dix bonnes choses à savoir sur l’organisation pour se faciliter la vie ou éviter de l’embarras. Vous pourriez allouer un budget pour que la recrue puisse inviter une personne différente à manger durant sa première semaine ou la faire participer à un safari-photo de tous les services.

 

Une autre idée pour créer des liens mise en place chez Zappos et présentée par Tony Hsieh dans son livre Delivering Happiness est le Face Game. Chaque jour, une photo différente d’un employé est présentée de façon aléatoire sur la page de connexion au réseau informatique. On invite alors les gens à deviner le nom de la personne, puis une courte biographie de cette dernière est affichée.

 

N’oubliez pas que le fait d’avoir des amis au travail est un facteur d’engagement important qui entre dans le calcul du ROI au travail pour la plupart des gens.

 

Erreur no 4 : Limiter l’intégration à l’accueil seulement

 

Il y a cinq volets à l’intégration : l’aspect administratif, l’apprentissage de la tâche, la familiarisation à la culture organisationnelle, la socialisation avec les collègues et les perspectives de développement. Sans être nécessairement complexe, l’intégration de l’employé doit être suffisamment structurée pour le rassurer et faire vivre une belle expérience employé.

 

Erreur no 5 : Ne pas lui jumeler de compagnon

 

Quoi de plus gênant que devoir déranger son patron toutes les quinze minutes. En assignant un compagnon à un nouvel employé, vous évitez à ce dernier de prendre de mauvaises décisions par peur de déranger et vous permettez au compagnon de développer ses aptitudes en leadership et en communication (un win-win-win…)

 

Erreur no 6 : Ne pas faire de suivis ponctuels

 

Il est essentiel à la fin de chacune des premières semaines de faire le bilan des derniers jours et de demander à l’employé de présenter son plan pour la semaine à venir. Cela vous permet de régler rapidement les petits irritants liés à l’expérience employé. Tout au long des trois premiers mois, invitez la personne à produire un rapport d’étonnement pour rapporter ce qui est ou non conforme aux attentes et ce qui l’étonne, en bien ou en mal. Ainsi, vous pourrez évaluer si votre processus d’intégration est trop rapide, surchargé ou incomplet.

 

Erreur no 7 : Minimiser l’utilisation des technologies

 

Sans nécessairement investir dans un système intégré de gestion des ressources humaines coûteux, il y a plusieurs avantages à informatiser l’intégration d’un nouvel employé : information complète et à jour accessible à distance, suivi en temps réel du niveau d’avancement des activités…

 

Comment amplifier l’expérience employé

 

Les gens ne cherchent pas du travail, ils cherchent à vivre une expérience employé positive, et ce, tout au long de leur parcours professionnel. Tout employeur doit donc prendre le recul nécessaire pour évaluer l’expérience que vit un employé dès les premières secondes de son premier contact avec l’entreprise jusqu’à son départ et même après. Comme le mentionne Patty McCord, l’ancienne chef des ressources humaines chez Netflix, dans son livre Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility : « Même si un candidat ne correspond pas au profil recherché, il est possible qu’on tombe en amour avec son voisin. »

 

La meilleure façon d’améliorer l’expérience employé consiste à cartographier le parcours des individus. Pour ce faire, réunissez une petite équipe incluant deux ou trois employés (dont au moins un nouveau), une personne responsable des ressources humaines et un gestionnaire, puis dressez la séquence actuelle des opérations, des décisions et de la documentation. Ensuite, déterminez les aspects négatifs et positifs de chaque activité en vous posant les questions suivantes : Qu’est-ce que l’employé essaie de faire? Comment se sent-il? Quelles sont les barrières?

 

Dans un deuxième temps, demandez à la même équipe de revoir le logigramme afin de minimiser les irritants. Pensez aux aspects émotionnels (flexibilité et sens), intellectuels (apprentissage et développement), technologiques (méthodes et outils), physiques (ergonomie et collaboration) et culturels (valeurs) du travail.

 

Pour chacune des cinq phases du cycle de l’expérience employé (premières secondes, premières minutes, premières heures, premiers mois et derniers jours), déterminez si vos pratiques actuelles sont surprenantes, stimulantes (incitent à l’action), séduisantes (adaptées à chaque individu) et simples. Ensuite, élaborez de nouvelles pratiques ou bonifiez celles déjà en place afin d’y retrouver davantage des 4 S (Surprenant – Stimulant – Séduisant – Simple).

 

L’objectif principal de la conférence L’employé ROI est de proposer des outils pratiques et faciles à mettre en place pour susciter productivité et collaboration, en personne de même qu’en télétravail. Cela permet aux gestionnaires d’entreprise et aux responsables des ressources humaines qui composent mon auditoire en personne ou à distance de faire face aux dernières tendances en matière de gestion des ressources humaines.

 

Pour accroître la mobilisation et la rétention de ses ressources humaines, il faut cesser de vendre une expérience employé qui ne correspond pas aux attentes des gens. Procurez-vous le livre L’employé ROI et découvrez comment faire du marketing RH et développer votre marque employeur afin d’accroître l’engagement de vos ressources humaines en maximisant le bénéfice qu’elles tirent de leur travail, le fameux ROI (retour sur investissement).

Une expérience candidat WOW

Avez-vous remarqué comme c’est devenu particulier de faire des entrevues d’embauche de nos jours? Ce sont maintenant les employeurs qui doivent répondre aux questions des candidats et qui demandent à la fin : « Est-ce que mes réponses vous ont convaincu? » Il ne se passe pas un mois sans que je rencontre un employeur qui me raconte une anecdote juteuse de recrutement. Il y a même un gestionnaire qui a dû répondre aux questions des parents d’un candidat de la génération Z alors que ce dernier les avait invités à se joindre à l’entrevue par le biais du haut-parleur de son téléphone portable.

 

On le voit bien que ce sont maintenant les candidats qui tiennent le gros bout du bâton. Avoir une belle marque employeur ou faire du marketing RH n’est pas suffisant pour être un employeur de choix au niveau des ressources humaines. Il faut être capable de livrer la promesse, car les attentes sont élevées.

 

Les meilleurs moyens de recrutement

 

Le recrutement de personnel est à la fois une science et un art. Il n’est donc pas étonnant que des gens en fassent une spécialité, mais même les experts n’ont pas un taux de réussite parfait. La meilleure manière d’augmenter votre moyenne au bâton consiste à combiner différentes stratégies : faire une entrevue structurée jumelée à un test psychométrique et une simulation ou une mise en situation, par exemple. Évitez d’accorder trop d’importance aux expériences passées. Il a été démontré que les réalisations antérieures d’un individu dans un autre environnement de travail ne sont pas nécessairement un prédicteur de succès chez vous. Peu importe les moyens utilisés, assurez-vous que votre processus reflète bien vos valeurs organisationnelles.

 

Trois choses à faire avant, pendant et après l’entrevue

 

Malgré l’attitude indépendante qu’on associe souvent aux jeunes des nouvelles générations, l’entrevue d’embauche demeure un événement stressant. L’employeur a donc intérêt à trouver des moyens pour diminuer la tension afin que tous se présentent sous leur meilleur jour et faire vivre une belle expérience candidat. Une première idée consiste à soumettre vos questions à l’avance aux candidats. Restez calme, pas toutes vos questions, mais une ou deux pour évaluer la capacité de préparation des candidats.

 

Durant l’entrevue, vous devriez écouter plus que parler (même s’il s’agit d’une conversation) et après l’entrevue, offrez la possibilité aux candidats d’ajouter un complément d’information par courriel, texto ou message téléphonique. Une fois l’adrénaline tombée après un entretien d’embauche, il n’est pas rare qu’un candidat réalise qu’il a omis de communiquer à l’employeur une information importante. Le problème, c’est qu’il est souvent difficile de joindre la personne qui a dirigé l’entrevue.

 

 

L’expérience candidat à Hearst

 

Hearst est une petite municipalité francophone du nord de l’Ontario. L’équipe du maire m’a demandé conseil lorsqu’est venu le temps de pourvoir le poste de directeur général. Je leur ai suggéré de soumettre aux candidats cette question d’entrevue à l’avance : quelles seraient vos trois premières actions pour revitaliser notre centre-ville? Vous comprenez que ce n’est pas le genre de plan qu’on griffonne en vitesse sur une serviette de papier au coin d’une table. Cela demande une certaine réflexion. La réponse à cette question a été déterminante dans la décision d’octroyer le poste à un jeune avocat sans expérience municipale.

 

Le message de l’histoire est qu’il est préférable de laisser le maximum de chances aux candidats pour se préparer à une entrevue plutôt que d’essayer de les surprendre avec des questions pièges.

 

Douze questions inhabituelles à poser en entrevue

 

Sans chercher à mettre en boîte les candidats avec des questions tirées par les cheveux comme : « Quel est votre légume favori? » ou « Si vous étiez un animal, lequel seriez-vous? », il peut être intéressant de sortir des sentiers battus en posant des questions inhabituelles inspirées de vos valeurs et qui font référence aux comportements passés des gens.

 

  1. Parle-moi d’une relation difficile déjà vécue avec un ancien collègue.
  2. Dis-moi comment tu as fait face à un échec ou à un échéancier difficile.
  3. Ta voiture tombe en panne en direction du travail, que fais-tu?
  4. Qu’est-ce que ça veut dire pour toi avoir de l’initiative?
  5. Si tu étais le patron, qu’est-ce qui serait inacceptable?
  6. Parle-moi d’une bonne et d’une mauvaise décision que tu as prises et quelles leçons en as-tu tirées?
  7. Qui sont tes idoles et pourquoi les admires-tu (tu leur ressembles ou tu les envies)?
  8. Qu’as-tu fait au cours du dernier mois pour développer tes qualités?
  9. Quelle forme de reconnaissance aimerais-tu recevoir pour un travail exceptionnel?
  10. Comment veux-tu recevoir la rétroaction pour t’améliorer?
  11. Quelle activité as-tu pratiquée le plus longtemps dans ta vie et pourquoi l’as-tu fait durant tout ce temps?
  12. Qu’est-ce qui te rend le plus fier et pourquoi?

 

Les principaux irritants lors du recrutement

 

Les jeunes de la génération Z (nés en 1995 et après) font leur entrée massive sur le marché du travail. C’est pourquoi je m’intéresse particulièrement à eux afin de brosser un portrait des nouvelles tendances en gestion des ressources humaines.

 

Qu’elle soit positive ou négative, l’expérience candidat a souvent une incidence sur plus d’une personne. De nos jours, les candidats se gênent moins de partager leur expérience avec leurs amis, leur famille ou même sur les réseaux sociaux et les plateformes d’évaluation d’employeurs telles que Glassdoor, RateMyEmployer et autres. Selon la mise à jour de l’enquête Génération Z que j’ai effectuée au printemps 2022, 70 % des Z se disent influencés par les autres dans leur choix d’employeur. Cela multiplie d’autant les conséquences sur votre marque employeur.

 

Penchons-nous donc sur ce qui irrite les jeunes lors du recrutement. Toujours selon la mise à jour 2022 de l’enquête Génération Z, le principal irritant pour 37 % des filles est le manque de communication (28 % chez les garçons). Lorsqu’on se met dans la peau d’un chercheur d’emploi, ce n’est pas surprenant. Imaginez que vous avez soumis votre candidature, puis l’affichage du poste convoité disparaît sans que vous ayez eu de nouvelles. Est-ce que votre candidature a bien été reçue? A-t-elle été rejetée? Le poste a-t-il été annulé ou pourvu à l’interne? La recherche d’un emploi comporte son lot d’incertitudes. Inutile d’en ajouter par une mauvaise communication. Elle est révolue l’époque où seuls les candidats retenus sont contactés. Prenez le temps de remercier sincèrement les gens qui se sont donné la peine de soumettre leur candidature chez vous et expliquez avec transparence les motifs en cas de refus.

 

Un autre irritant lors du recrutement pour 29 % des filles est la divergence entre la réalité du poste et la description affichée (38 % chez les garçons). À trop vouloir convaincre les candidats, il faut éviter de tomber dans le piège de la surenchère. Une idée pour éviter cet écueil consiste à illustrer le poste à l’aide d’une vidéo montrant un employé en train d’accomplir ses tâches dans son environnement de travail réel. Demeurez authentique et présentez le poste tel qu’il est en toute transparence.

 

Un troisième irritant pour 20 % des filles et 16 % des garçons est la longueur du processus de recrutement. Attendre la réponse d’un employeur est insécurisant et il arrive parfois qu’un chercheur accepte rapidement une première offre qui n’est pourtant pas son premier choix. Comme le disent les anglos : The early bird gets the worm. Soyez agile et accélérez votre recrutement ou à tout le moins, respectez vos promesses de suivi et communiquez régulièrement avec les candidats tout au long du processus afin de les garder informés.

 

Finalement, le mauvais déroulement du processus de recrutement est un quatrième irritant chez 14 % des filles et 18 % des garçons de la génération Z. Un interviewer mal préparé ou constamment dérangé, des questions d’entrevues non pertinentes, des rendez-vous retardés ou repoussés sont autant de situations qui irritent grandement les Z.

 

Alors que j’étais gestionnaire il y a plusieurs années, je me rappelle avoir oublié une candidate à la réception de l’usine durant plus de quarante-cinq minutes. Imaginez les commentaires qu’elle aurait partagés sur les réseaux sociaux si cette situation s’était produite en 2022. Vous serez probablement d’accord avec moi que les irritants principaux vécus par les Z lors du recrutement ne sont pas exclusifs à cette génération et que toute campagne de marketing RH n’a la force que celle de son maillon le plus faible.

 

L’objectif principal de la conférence L’employé ROI est de proposer des outils pratiques et faciles à mettre en place pour susciter productivité et collaboration, en personne de même qu’en télétravail. Cela permet aux gestionnaires d’entreprise et aux responsables des ressources humaines qui composent mon auditoire en personne ou à distance de faire face aux dernières tendances en matière de gestion des ressources humaines.

 

Pour accroître la mobilisation et la rétention de ses ressources humaines, il faut cesser de vendre une expérience employé qui ne correspond pas aux attentes des gens. Procurez-vous le livre L’employé ROI et découvrez comment faire du marketing RH et développer votre marque employeur afin d’accroître l’engagement de vos ressources humaines en maximisant le bénéfice qu’elles tirent de leur travail, le fameux ROI (retour sur investissement).